Уничтожение документов

УНИЧТОЖЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ С ИСТЕКШИМИ СРОКАМИ ХРАНЕНИЯ 

 

 

Время собирать документы,  и время их уничтожать

 

Уничтожение документов. Документы имеют обязательные сроки хранения,  которые положено соблюдать. А если происходит истечение срока обязательного хранения документов,  их необходимо подвергать своевременному уничтожению. Данную задачу следует выполнять исправно и без промедлений,  поскольку накопление в архиве  документов, которые уже хранить нецелесообразно, приносит много неудобств и в ряде случаев - неприятностей. Их лучше уничтожить и трудиться более комфортно и спокойно.  

Существует два случая,  когда обычно уничтожают документы:

 

Случай первый

К   этому случаю относится их уничтожение в период,  когда происходит архивная обработка документации,  предшествующая ее передаче на хранение.  В этом случае физически ликвидируются признанные в ходе проведения экспертизы ценности неактуальными бумаги.

Случай второй

Предусматривает избавление от документации,  когда ее обязательный срок хранения завершился. В это время архив работает в нормальном режиме,  а архивист в свободные от выполнения иных обязанностей часы занимается извлечением документов,  утративших свою ценность,  и исправным отправление их на законное уничтожение

В каждом архиве в обязательном порядке необходимо ликвидировать соответствующие документы.   Их нельзя бесконтрольно и безалаберно накапливать по той причине,  что архивная база никогда не бывает безразмерной по объему.
И ее неконтролируемое увеличение чревато неограниченным сужением возможностей доступа к ней и ее эффективного управления.  
Если Вы не озаботитесь своевременным уничтожением документов,  то увеличите шансы их утечки в те руки,  в которые им попадать не положено. То есть,  информационная база Вашей организации даст трещину.

Если Вы как Заказчик обратитесь к нам за оказанием архивных услуг,  мы сумеем для Вас на должном и достойном уровне:

1. Составить акт,  касающийся выделения документов к их уничтожению,  поскольку они не подлежат хранению согласно Госстандартам.

2. Осуществить погрузку бумаг и вывести их (на нашем либо Вашем собственном транспортном средстве). 

3. Утилизировать документацию.

Если Вы обратитесь в компанию MOS-PEREPLET.RU  за услугой по уничтожению документов, то у Вас появится прекрасный шанс оптимизирования Вашего архива и
избавления его от того,  в чем он уже не нуждается при соблюдении строгой конфиденциальности.  Мы воспользуемся для этой цели специальным оборудованием, гарантирующим высокий уровень  надёжности и экологичности процесса. Причем если Вы пожелаете,  процесс будет проходить с участием представителей Вашей организации (разумеется, данное участие не предусматривает непосредственное выполнение работ,  а только надзор за ними).

Мы можем взяться за работу по ликвидации Ваших документов как в рамках локальной задачи,  так и в рамках более солидного проекта,  касающегося обслуживания архива либо его организации. Так что выбирайте – услуга или пакет услуг!

Для проведения работ по отбору документов на хранение и уничтожение в организации создается экспертная комиссия (ЭК).
Экспертная комиссия совместно с нашими специалистами определяет порядок отбора документов на хранение и уничтожение, организует экспертизу ценности документов и осуществляет контроль её проведения.

  Документы с истекшими сроками хранения, отобранные к уничтожению, передаются на утилизацию после утверждения описей дел постоянного и длительного (10 – 75 лет) сроков хранения.
Уничтожение документов оформляется актом, утверждаемым руководителем организации.

  Организации, документы которых не подлежат приему в государственные и муниципальные архивы, уничтожают дела без согласования с архивными органами и учреждениями при условии упорядочения документов постоянного сроков хранения и по личному составу за соответствующий период времени.

  Выделенные к уничтожению и включенные в акт документы передаются на уничтожение (утилизацию) в установленном порядке. Использование этих документов в хозяйственных целях запрещено.


УТИЛИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ 

  Под утилизацией документов понимается физическое уничтожение документов и дел, отобранных к уничтожению в ходе архивной обработки.

  Отобранные к уничтожению дела могут подвергаться утилизации разными способами (передача в организацию по переработке вторичного сырья, измельчение документов на аппарате типа шредер, сжигание на подведомственной территории и прочее).