Обработка документов
АРХИВНАЯ ОБРАБОТКА ДОКУМЕНТОВ
Дела имеют склонность
“подшиваться”, а документы –
подвергаться архивной обработке!
Обработка документов. Каждая
организация должна обладать своим
архивным фондом и наполнять его. Это комплекс работ, которым положено проводиться согласно
законодательным требованиям и соответствующим правилам.
Проведение архивной обработки документов возможно не только в виде
отдельного комплекса работ, также реально
создать удобный электронный архив.
Если Вам требуется архивная обработка документов, Вы можете рассчитывать на нашу всестороннюю
помощь, которая будет оказана Вам без временных промедлений, с участием работающих в компании MOS-PEREPLET.RU высококвалифицированных специалистов, обдающих профильным образованием и солидным опытом в области научно-технической
и архивной обработки документации.
При архивной обработке документов предусматривается реализация комплекса
мероприятий.
Архивный и документальный фонд организации нуждается в комплексном
обследовании, в ходе которого принято определять:
1. Количество архивных фондов.
2. Состав документов.
3. Схему и уровень систематизирования дел, их оформление.
4. Наличие: необходимых организационных (внутренних) документов, касающихся делопроизводства и архивного дела; справочной
и учетной документации - к ней принято
относить номенклатуру дел, акты по
приему (передаче) документов (дел) и по выделению документов (дел) для
уничтожения и т.д.
5. Практическую, научную, историческую ценность документов (имеется в
виду их экспертиза). При этом предполагается группировка документов:
a) документы, обладающие научной либо практической ценностью
(они нуждаются в архивной обработке); b) документы с постоянным, долговременным
(превышающим 10-ти-летний) сроком хранения, временным сроком хранения (включительно до
десяти лет); c)документы, распределенные в разрезе
личного состава; d)документы, которые подлежат ликвидации
ввиду отсутствия научной либо практической ценности.
К числу мероприятий, относящихся
к архивной обработке документов, принято
отнесение выделения и формирования дел в разрезах: сроков хранения (долговременного, временного, постоянного); личного состава
(включая документы в россыпях). Документы также распределяются по делам
согласно критерию схемы систематизации, на которую пал выбор.
При детальном анализе документов Заказчика может оказаться, что ранее сформированные дела имеют
недостатки. Эти недостатки можно устранить после их скрупулезного изучения.
Делам Заказчика следует быть
оформленными согласно принятым стандартам, здесь принимаются во внимание сроки
хранения. Полное оформление
предусматривается для дел постоянного и временного (превышающего 10-ти-летний
срок) хранения и распределенных в разрезе личного состава. Дела подлежат
подшивке либо переплету. Листы в делах требуют нумерации. Составляются
завершительные надписи. Правила требуют,
чтобы была произведена внутренняя опись
документов дел и составлялись исторические справки к фонду. Обложки дел
подлежат оформлению. Дела могут повергаться частичному оформлению (если их срок
хранения не превышает десятилетний, то
есть является временным).
Опись осуществляется поэтапно:
1. Изучаются история фондообразователя
и история фонда.
2.Разрабатывается схема того, как систематизируются
в фонде единицы хранения.
3. Формируются и оформляются описи.
4. Производится составление исторической справки к фонду, в которой принято приведение историй фондообразователя и фонда, аннотации содержания и состава входящих в
опись документов.
Если Вы Заказчик, то вправе
претендовать на проведение переплетных и реставрационных работ.
Вы можете пожелать выделения тех дел,
сроки хранения которых завершились (определяются на основании экспертизы). При этом предусматривается, что должен быть составлен соответствующий акт,
выполнение которого является
одновременным с осуществлением составления описей. Составление
акта предусматривается в отношении
всех дел организации.
Если руководитель организации утвердил акт о выделении дел (документов)
на их ликвидацию, их правомерно
утилизировать (уничтожить).
Наши работники могут помочь Вам: в отборе (уничтожении) документов
(дел), в увязывании их в связки, в передаче их на утилизирование по накладной, в
передаче документов (дел) на госхранение, а также в осуществлении разработки их номенклатуры. Проект номенклатуры разрабатывается согласно
Типовым и Примерным номенклатурам с
внесением соответствующих корректив (предусматривается учет специфик
организации).
Архивная обработка документов имеет немалую практическую значимость. Архивный и документальный фонды организации
подлежат очищению от тех документов, сроки хранения которых истекли и практическая ценность
которых утрачена. Такие документы положено уничтожать, соблюдая все требования и формальности.
Уничтожение и оптимизирование хранения имеющихся в организации документов
дает возможность освободить офисные и иные помещения, сделав их более уютными и незагроможденными.
Подумайте, ведь если у вас в помещениях
имеются “документозавалы”, обусловленные наличием россыпей документов, то Вам и работать и дышать в таких помещениях
весьма проблематично. А если дела грамотно сформировать и переплести, они будут занимать куда меньшее пространство
(процентов на тридцать, а то и на
пятьдесят).
Архивные документы, которые
хранятся в организации, необходимо упорядочивать. Если их разложить, используя рациональную схему систематизации, то
для сотрудников организации существенно
облегчиться ориентирование в архиве, и они быстро станут извлекать из него необходимые им документы.
При этом предусматривается закрепление схемы систематизации дел (документов)
в описях (к ним относятся описи дел и
внутренние описи).
Архивная обработка документов способствует обеспечению контроля за их
сохранностью. Если архивный фонд
организовать хорошо и грамотно, то в
нем для каждого документа строго
закрепится место, а о факте его существования можно будет узнать, изучив соответствующие
учетные документы.
Итак, услуга “архивная обработка
документов” – весьма полезная и нужная. И мы предлагаем Вам ею воспользоваться не
раздумывая. Не откладывайте в долгий ящик свои проблемы с архивной обработкой
документов!
Архивная обработка состоит из следующих
видов работ:
- систематизация документов и дел до проведения экспертизы ценности документов
по фондам, а внутри фондов по годам и структурным частям;
- экспертиза ценности документов и дел с выделением документов постоянного и
длительного сроков хранения и отбором к уничтожению документов с истекшими
сроками хранения;
- научно-техническая обработка дел постоянного и длительного сроков хранения
(включает систематизацию, отбор копий, вторых экземпляров и не соответствующих
содержанию дела документов, нумерацию листов, оформление листа-заверителя);
- составление описей дел постоянного и длительного сроков хранения;
- составление акта о выделении дел с истекшими сроками хранения к уничтожению;
- архивный переплет с оформлением обложек и корешков дел;
- создание справочно-поискового аппарата архива организации.
Архивные работы проводятся с
соблюдением Федерального закона РФ от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об
архивном деле в Российской Федерации в области архивного дела и
делопроизводства» и других норм действующего законодательства.
Специалисты нашей компании имеют
большой опыт работы в области архивного дела и делопроизводства и готовы
оказать Вам содействие в обработке Вашего архива.
Тел: 8(495)646-06-25
